Erfassung der Arbeitszeit
Eine korrekte Zeiterfassung ist für die Geltendmachung von Kurzarbeit zentral. Am einfachsten erfolgt dies über eine Stempeluhr. In vielen Betrieben stempeln jedoch nur die Mitarbeitenden im Bereich Aftersales. Deshalb ist es wichtig, dass auch die übrigen Mitarbeitenden (Verkauf, Administration etc.) ihre Arbeitszeit genau dokumentieren, zum Beispiel mittels einer Excelliste. Von der Anwendung von pauschalen Sätzen für die Bestimmung der Anwesenheit raten wir ab, da diese von den Behörden voraussichtlich nicht akzeptiert wird.
Arbeitszeitkontrolle
In einem ersten Schritt ist die Arbeitszeit gemäss Arbeitsvertrag zu ermitteln. In einem zweiten Schritt müssen die Abwesenheiten dokumentiert werden. Für die Arbeitszeitkontrolle empfehlen wir folgende Unterteilung:
Das Total der erfassten Zeit muss der Soll-Arbeitszeit gemäss Arbeitsvertrag entsprechen. Ferner empfehlen wir, dass die Zeiterfassung von sämtlichen von Kurzarbeit betroffenen Mitarbeitenden unterschrieben wird. Dies dient als Kontrolle für den Arbeitgeber und erhöht gleichzeitig die Glaubwürdigkeit gegenüber den Behörden.
- Arbeitszeit (inkl. Home-Office) gemäss Zeiterfassung
- Ferienbezüge
- Kompensation von Überstunden
- Abwesenheiten infolge Unfall, Krankheit, Mutterschaft, Militärdienst
- Abwesenheiten infolge Aus- und Weiterbildung
- Abwesenheiten infolge Kinderbetreuung oder Quarantänemassnahmen
- Wirtschaftlich bedingte Ausfallstunden
Das Total der erfassten Zeit muss der Soll-Arbeitszeit gemäss Arbeitsvertrag entsprechen. Ferner empfehlen wir, dass die Zeiterfassung von sämtlichen von Kurzarbeit betroffenen Mitarbeitenden unterschrieben wird. Dies dient als Kontrolle für den Arbeitgeber und erhöht gleichzeitig die Glaubwürdigkeit gegenüber den Behörden.
Deklaration der Kurzarbeit
In einem weiteren Schritt sind die Zeiterfassungen der einzelnen Mitarbeitenden auf einer Übersichtstabelle zu erfassen und mit den notwendigen Lohndaten zu ergänzen. Die Tabelle sollte so aufgebaut sein, dass die Gesamttotale der Stunden und der Löhne auf das Abrechnungsformular übertragen werden können, damit die Nachvollziehbarkeit gegeben ist. Dieses Formular ist bei der Einreichung dem Hauptformular beizulegen. Je nach Kanton sind ebenfalls die Zeiterfassungsformulare sowie die Lohnjournale beizulegen.
Bei Mitarbeitenden mit flexiblen Lohnzahlungen (Verkäufer mit Provisionen) sind die Durchschnittswerte der letzten zwölf Monate zu berücksichtigen. Dasselbe gilt für die Arbeitszeit von Angestellten im Stundenlohn.
Bei Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen und ihren Ehegatten beträgt die maximal anzugebende AHV-pflichtige Lohnsumme 4'150 Franken, was eine Kurzzeitentschädigung von maximal 3'320 Franken (80%) ergibt. Darunter fallen insbesondere im Betrieb tätige Hauptaktionäre und Verwaltungsräte sowie Geschäftsführer. Ob weitere Mitglieder der Geschäftsleitung ebenfalls darunterfallen, hängt von deren Entscheidungsbefugnissen ab und ist im Einzelfall zu prüfen. Aber auch hier ist eine genaue Zeiterfassung Grundvoraussetzung für die Geltendmachung von Kurzarbeit.
Die Abrechnung muss innerhalb von drei Monaten nach Beendigung der Abrechnungsperiode bei der kantonalen Arbeitslosenkasse eingereicht werden. Sie haben daher genügend Zeit, um die Abrechnung korrekt zu erstellen. Reichen Sie deshalb nur vollständige und kontrollierte Abrechnungen ein.
Bei Mitarbeitenden mit flexiblen Lohnzahlungen (Verkäufer mit Provisionen) sind die Durchschnittswerte der letzten zwölf Monate zu berücksichtigen. Dasselbe gilt für die Arbeitszeit von Angestellten im Stundenlohn.
Bei Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen und ihren Ehegatten beträgt die maximal anzugebende AHV-pflichtige Lohnsumme 4'150 Franken, was eine Kurzzeitentschädigung von maximal 3'320 Franken (80%) ergibt. Darunter fallen insbesondere im Betrieb tätige Hauptaktionäre und Verwaltungsräte sowie Geschäftsführer. Ob weitere Mitglieder der Geschäftsleitung ebenfalls darunterfallen, hängt von deren Entscheidungsbefugnissen ab und ist im Einzelfall zu prüfen. Aber auch hier ist eine genaue Zeiterfassung Grundvoraussetzung für die Geltendmachung von Kurzarbeit.
Die Abrechnung muss innerhalb von drei Monaten nach Beendigung der Abrechnungsperiode bei der kantonalen Arbeitslosenkasse eingereicht werden. Sie haben daher genügend Zeit, um die Abrechnung korrekt zu erstellen. Reichen Sie deshalb nur vollständige und kontrollierte Abrechnungen ein.
Kontrolle durch die Behörden
Aktuell werden die Unterlagen von den Behörden nur sehr pragmatisch geprüft, damit die riesige Flut von Abrechnungen bewältigt werden kann und die Auszahlungen möglichst rasch erfolgen. Die genaue Kontrolle erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt, wobei dies durchaus ein paar Jahre dauern kann. Um bösen Überraschungen in Form von Nachzahlungen, Verzugszinsen und allenfalls auch Bussen in naher oder ferner Zukunft vorzubeugen, ist grossen Wert auf eine korrekte Deklaration der Abrechnungen zu legen. Die Verjährungsfrist beträgt fünf Jahre.
Beispiele von nachweisbaren Verstössen sind:
Sofern Mitarbeitende falsche Angaben auf der Zeiterfassung mittels Unterschrift bestätigen, werden auch diese mit entsprechenden Konsequenzen rechnen müssen.
Beispiele von nachweisbaren Verstössen sind:
- Ein Verkäufer ist zu 100% auf Kurzarbeit. Während dieser Zeit taucht sein Name auf einem Kaufvertrag oder auf einem Ablieferungsprotokoll auf.
- Die Ferienkontrolle stimmt nicht mit der Arbeitszeiterfassung überein.
- Eine krankheitsbedingte Abwesenheit wurde nicht deklariert, obwohl ein Arztzeugnis vorliegt.
- Für einen Mitarbeitenden wird parallel Kurzarbeit und Erwerbsersatz wegen Quarantänemassnahmen beantragt.
Sofern Mitarbeitende falsche Angaben auf der Zeiterfassung mittels Unterschrift bestätigen, werden auch diese mit entsprechenden Konsequenzen rechnen müssen.
Zusätzliche Informationen
- Sämtliche Mitarbeitenden müssen der Kurzarbeit zustimmen. Für Mitarbeitende, die der Kurzarbeit nicht zu stimmen, gibt es keinen Kündigungsschutz.
- Arbeitnehmer müssen nicht mehr zuerst Überstunden abbauen, bevor sie von Kurzarbeitsentschädigungen profitieren können. Dennoch empfiehlt sich der Abbau von Überzeit- und Ferienguthaben. Ebenso sollte die Ferienplanung mit den Mitarbeitenden besprochen werden. Wenn die vom Bundesrat getroffenen Massnahmen wieder aufgehoben werden, rechnen wir aufgrund des Nachholbedarfs mit einer überdurchschnittlichen Auftragslage. In dieser Zeit sollten die Mitarbeitenden keine Ferien beziehen.
- Die Kurzarbeitsentschädigung beträgt 80% des vertraglich vereinbarten Lohns. Allerdings müssen die Sozialversicherungen auf 100% des vertraglich vereinbarten Lohns abgerechnet werden. Diese Regelung ist in vielen Lohnprogrammen nicht vorgesehen. Kontaktieren Sie frühzeitig den Anbieter des Lohnprogramms, wie die Lohnabrechnung zu erstellen ist. Engpässe bei den Hotlines ab dem 20. April müssen in Kauf genommen werden.
- Mitarbeitende im AHV-Rentenalter oder in einem gekündigten Anstellungsverhältnis haben keinen Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung.
- Die Kurzarbeit kann ab dem Zeitpunkt der Einreichung der Voranmeldung abgerechnet werden (Poststempel oder Eingang der E-Mail-Übermittlung). Ursprüngliche Wartefristen oder das auf der Verfügung vermerkte Datum gelten nicht.
- Die Abrechnung der Arbeitslosenentschädigung erfolgt ab Beginn der Kurzarbeit bis zum Monatsende. Die Abrechnungsperiode beträgt einen Monat (Kalendermonat). Somit wird jeder Monat separat abgerechnet.
- Eltern, die ihre Erwerbsarbeit aufgrund von Schulschliessungen unterbrechen müssen, um ihre Kinder zu betreuen, sowie Mitarbeitende, die aufgrund von einer durch einen Arzt verordneten Quarantäne nicht arbeiten können, haben Anspruch auf Erwerbsersatz. Wie für die Selbständigen werden die Erwerbsausfälle in Anlehnung an die Erwerbsersatzordnung (EO; Erwerbsersatz bei Dienstleistung oder Mutterschaft) geregelt und als Taggeld ausgerichtet. Dieses entspricht 80% des Einkommens und beträgt höchstens 196 Franken pro Tag. Die Entschädigung ist auf zehn Taggelder für Personen in Quarantänemassnahmen begrenzt. Sofern der Lohn an die Mitarbeitenden weiterhin bezahlt wird, überweist die Ausgleichskasse die Entschädigung direkt an den Arbeitgeber.
Formular «Anmeldung für die Corona-Erwerbsersatzentschädigung» - Selbständigerwerbende haben keinen Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung. Aber im Rahmen der Corona-Erwerbsersatzentschädigung hat der Bundesrat Sofortmassnahmen auch für Selbständigerwerbende beschlossen. Sie finden dazu Informationen bei der Informationsstelle AHV/IV.
- Wie üblich wenden die Kantone nicht immer die gleichen Kriterien an. Informieren Sie sich deshalb auf der Webseite Ihres Kantons.
Unterstützung durch FIGAS
Das korrekte Ausfüllen der Formulare stellt eine grosse Herausforderung dar. Bei falschen Angaben drohen Rückzahlungen und weitere Sanktionen. Gerne begleiten wir Sie bei diesen anspruchsvollen Arbeiten. Melden Sie sich bei Ihrem Mandatsleiter oder nehmen Sie mit folgenden FIGAS-Mitarbeitenden Kontakt auf:
