Lohnbuchhaltung – Risikominimierung dank Outsourcing

Das immer komplexer werdende Salärwesen bindet vor allem bei KMU interne Ressourcen. Ein Outsourcing bietet daher eine interessante Möglichkeit, professionelle Dienstleistungen einzukaufen, die sich sonst nur Grossunternehmen leisten können. Durch einen Fremdbezug werden Ressourcen frei, die für das Kerngeschäft genutzt werden können. Zudem spart das Auslagern Kosten und sorgt für mehr Flexibilität.

Kein Abzug der Taggelder bei der AHV-Deklaration, Unterlassen der AHV-Deklaration bei Provisionszahlungen an Privatpersonen oder bei Geschenken an Mitarbeitende, falscher Satz bei NBUV- und KTG-Abzügen auf Lohnabrechnungen sowie fehlende oder falsche Abrechnung des Privatanteils für die Benutzung eines Geschäftsfahrzeugs. Dies sind nur ein paar Beispiele von Fehlern, die wir bei den Lohnbuchhaltungen in Unternehmen immer wieder antreffen.

Viele Gründe sprechen für eine Auslagerung
Wer nicht ausreichend Zeit aufbringen kann, um sich mit den gesetzlichen Bestimmungen im Lohnwesen auseinanderzusetzen, läuft Gefahr, mit finanziellen Nachforderungen oder anderen Unannehmlichkeiten konfrontiert zu werden.

Die Risiken könnten mit einer Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen Profi weitgehend vermieden werden. Allerdings sind es nicht nur die immer komplexer werdenden gesetzlichen Bestimmungen, die für ein Outsourcing sprechen. Folgende Gründe könnten ebenso aufgeführt werden:

  • Auslagerung der sensitiven Lohndaten aus Vertraulichkeitsgründen
  • Konzentration auf die eigenen Kernkompetenzen
  • Mangel an Know-how oder qualifizierten Mitarbeitenden
  • Entlastung der eigenen Administration, Lösen von personellen Engpässen
  • Wegfall von Investitionen in Lohnprogramme und deren Support
  • Sicherstellung der Datensicherung
  • Reduktion der Kontrollen durch die Geschäftsleitung
  • Wegfall der Organisation von Stellvertretungen (z.B. bei Ferienabwesenheiten)
  • Klar definierte Ansprechpartner
  • Keine Aus- und Weiterbildungskosten für das eigene Personal

Ein externer Spezialist sollte bei der Lohnbuchhaltung je nach Kundenwunsch folgende Aufgaben übernehmen:

  • Führung der Lohnbuchhaltung mit monatlicher Lohnverarbeitung
  • Berechnung der Privatanteile für Geschäftsfahrzeuge
  • Erstellung von Lohnausweisen
  • Abklärungen, Berechnungen und Deklarationen bei der Quellensteuer
  • Erstellung von Sozialversicherungsdeklarationen
  • Aufbereitung von Buchungs- und Kostenstellenreports sowie der Schnittstellendateien in die Finanzbuchhaltung
  • Unterstützung bei Sozialversicherungsfragen
  • Ausarbeitung von Spesenreglementen
  • Meldung und Abrechnung bei Krankheit, Unfall, EO, Mutterschaft
  • Betreuung rund um die Pensions- und die Familienausgleichskasse
  • Abstimmung zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung
  • Berechnung der Vorteile von Lohn- oder Dividendenbezügen
  • Bearbeitung von Arbeitgeberbescheinigungen und BFS-Statistiken
  • Beratung in arbeitsrechtlichen Fragen

Fazit
Das Salärwesen wurde in den letzten Jahren durch die laufend ansteigende Regeldichte erheblich komplizierter. Zudem sind insbesondere bei den Ausgleichskassen Tendenzen zu strengeren Regelauslegungen erkennbar. Um die personellen Ressourcen zu schonen und die Risiken zu minimieren, lohnt sich ein Outsourcing für viele KMU.

Quelle: obt.ch

David Regli
Leiter Wirtschaftsprüfung