Externalisation: La comptabilité salariale, c’est facile

Pour les PME, l’externalisation représente une forme idéale d’achat de prestations auparavant réalisées en interne. Compte tenu de la complexité grandissante de la gestion de paie, cela libère des ressources internes qui peuvent alors être recentrées sur le cœur d’activité. En outre, cela permet d’effectuer des économies tout en assurant davantage de souplesse.

Externalisation: La comptabilité salariale, c’est facile

Absence de déduction des indemnités journalières sur la déclaration AVS, omission de la déclaration AVS en cas de versement de commissions à des personnes privées ou de cadeaux aux collaborateurs, erreur de taux pour les déductions AANP et IJM sur le décompte salarial, ou encore erreur de décompte de la part privée pour l’utilisation d’un véhicule de fonction  : voilà quelques exemples d’erreurs très fréquentes dans la pratique.

Lorsque le temps manque pour étudier de près les dispositions légales en matière de salaires, l’on risque de se voir confronté à des créances en suspens ou à d’autres désagréments. Ce risque peut être fortement réduit en confiant la comptabilité salariale à un professionnel.

La complexité croissante de la réglementation n’est d’ailleurs pas le seul moteur de l'externalisation. On peut aussi citer les raisons suivantes :

  • Externalisation des données salariales sensibles pour des raisons de confidentialité
  • Meilleur centrage sur les compétences clés de l’entreprise
  • Manque de savoir-faire ou de collaborateurs qualifiés
  • Décharge administrative, résolution des situations de manque de personnel
  • Suppression des investissements dans les programmes de gestion des salaires et l’assistance
  • Garantie de la sauvegarde des données
  • Réduction des contrôles par la direction
  • Suppression de l’organisation des remplacements (par exemple en cas de congés)
  • Interlocuteurs clairement définis

Un spécialiste externe en comptabilité salariale est censé assurer les tâches suivantes, en fonction des desiderata de son client :

  • Réalisation de la comptabilité salariale avec traitement mensuel des salaires
  • Calcul de la part privée d’utilisation des véhicules de fonction
  • Etablissement des bulletins de paie
  • Clarifications, calculs et déclarations en matière d’impôt à la source
  • Réalisations des déclarations d’assurance sociale
  • Préparation des états de comptabilisation et de coût ainsi que des fichiers d’interface dans la comptabilité financière
  • Soutien dans les questions d’assurance sociale
  • Traitement des règlements de frais
  • Signalement et décompte en cas de maladie, d’accident, d’APG, de maternité, de la caisse de compensation familiale
  • Gestion des questions de caisse de pensions
  • Accord entre comptabilité salariale et financière
  • Calcul des avantages des salaires ou des dividendes perçus
  • Etablissement d’attestations d’employeur et de statistiques OFS
  • Conseil en matière de droit du travail

Conclusion
Ces dernières années, la réglementation a rendu de plus en plus complexes les questions salariales. On constate en outre, notamment chez les caisses de compensation, une tendance à l’établissement de règles de plus en plus strictes. Nombreuses sont donc les PME qui, afin de ménager leurs ressources humaines et réduire les risques, ont intérêt à externaliser leur comptabilité salariale.

Rapport en version PDF

Texte: Andreas Kohli
Magazine: AutoInside