Outsourcing: Lohnbuchhaltung leicht gemacht

Für KMU stellt Outsourcing eine ideale Form des Fremdbezugs von bisher intern erbrachten Leistungen dar. Vor allem beim immer komplexer werdenden Salärwesen werden durch die externe Vergabe interne Ressourcen frei, die für das Kerngeschäft genutzt werden können. Zudem spart ein Outsourcing Kosten und sorgt für mehr Flexibilität.

Outsourcing: Lohnbuchhaltung leicht gemacht

Kein Abzug der Taggelder bei der AHVDeklaration, Unterlassen der AHV-Deklaration bei Provisionszahlungen an Privatpersonen oder bei Geschenken an Mitarbeiter, falscher Satz bei NBUV- und KTG-Abzügen auf Lohnabrechnungen sowie fehlende oder falsche Abrechnung vom Privatanteil für Benutzung eines Geschäftsfahrzeugs: Dies sind nur ein paar Beispiele von Fehlern, die wir in der Praxis immer wieder antreffen.

Wer nicht ausreichend Zeit aufbringt, sich mit den gesetzlichen Bestimmungen im Lohnwesen auseinander zu setzen, läuft Gefahr, mit finanziellen Nachforderungen oder anderen Unannehmlichkeiten konfrontiert zu werden. Die Risiken könnten mit einer Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen Profi weitgehend vermindert werden.

Allerdings sind es nicht nur die immer komplexer werdenden gesetzlichen Bestimmungen, die für ein Outsourcing sprechen. Folgende Gründe könnten ebenso angeführt werden:

  • Auslagerung der sensitiven Lohndaten aus Vertraulichkeitsgründen
  • Bessere Konzentration auf die eigenen Kernkompetenzen
  • Mangel an Know-how oder qualifizierten Mitarbeitern
  • Entlastung der eigenen Administration, Lösen von personellen Engpässen
  • Wegfall von Investitionen in Lohnprogramme und Support
  • Sicherstellung der Datensicherung
  • Reduktion der Kontrollen durch Geschäftsleitung
  • Wegfall der Organisation für Stellvertretung (etwa bei Ferienabwesenheiten)
  • Klar definierte Ansprechpartner

Ein externer Spezialist in Lohnbuchhaltung sollte je nach Kundenwunsch grundsätzlich folgende Aufgaben übernehmen:

  • Führen der Lohnbuchhaltung mit monatlicher Lohnverarbeitung
  • Berechnen der Privatanteile für Geschäftsfahrzeuge
  • Erstellen von Lohnausweisen
  • Abklärungen, Berechnungen und Deklarationen bei Quellensteuer
  • Erstellen von Sozialversicherungsdeklarationen
  • Aufbereiten von Buchungs- und Kostenstellenreports sowie Schnittstellenfiles in die Finanzbuchhaltung
  • Unterstützung bei Sozialversicherungsfragen
  • Ausarbeiten von Spesenreglementen
  • Meldung und Abrechnung bei Krankheit, Unfall, EO, Mutterschaft, Familienausgleichskasse
  • Betreuung rund um die Pensionskasse
  • Abstimmung zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung
  • Berechnung der Vorteile von Lohn- oder Dividendenbezügen
  • Ausfüllen von Arbeitgeberbescheinigungen und BFS-Statistiken
  • Beratung in arbeitsrechtlichen Fragen

Schlusswort
Das Salärwesen hat sich in den letzten Jahren durch die stets ansteigende Regeldichte erheblich verkompliziert. Zudem sind insbesondere bei den Ausgleichskassen Tendenzen zu strengeren Regelauslegungen erkennbar. Um die personellen Ressourcen zu schonen und die Risiken zu minimieren, lohnt sich ein Outsourcing für viele KMU.

Bericht als PDF-Datei

Text: Andreas Kohli
Magazin: AutoInside