Eine der wichtigsten Kennzahlen bei der Werkstattanalyse ist der Umsatz pro produktiven Mitarbeiter. 2021 belief sich dieser Wert auf CHF 185'000 (siehe Branchenspiegel des Schweizer Autogewerbes, Ausgabe 2022). In der Praxis ergeben sich jedoch namhafte Unterschiede. Die Spannbreite liegt zwischen CHF 100'000 und CHF 270'000.
Berechnung der Kennzahl
Grundlage für die Berechnung dieser Kennzahl bildet die korrekte Zuweisung der Mitarbeitenden. Dabei steht im Zentrum, welche Mitarbeitenden in welchem Umfang produktiv in der Werkstatt arbeiten können. Ein Mechaniker ohne Spezialaufgaben wird grundsätzlich zu 100 % eingesetzt. Muss sich der Mechaniker selbst um die Ersatzteilbeschaffung kümmern oder hat er zusätzliche Aufgaben (z. B. Garantieabrechnungen), ist sein Produktionsgrad entsprechend zu kürzen. Werkstattleiter und Lehrlingsverantwortliche sind stets individuell zu beurteilen. Lehrlinge können nach folgendem Schema eingesetzt werden: 1. Lehrjahr 10%, 2. Lehrjahr 20%, 3. Lehrjahr 40%, 4. Lehrjahr 60%. Diskussionen gibt es oft bei den Aufbereitern und den Fahrzeugreinigern. Werden diese Leistungen ebenfalls verrechnet (direkt durch Erfassen auf dem Kundenauftrag, indirekt als Teil der Serviceleistung oder als Teil der Ablieferungspauschale), sind diese Personen zumindest anteilsmässig ebenfalls als produktiv zu berücksichtigen.
Verrechnungslohn
Ein wesentlicher Faktor spielt auch der Verrechnungslohn. 2021 betrug der durchschnittliche Wert (Mix aus Ansatz für Kunden, Garantien und intern) CHF 155.70 (exkl. MWST). Je nach Region und Markenvertretung sind beträchtliche Unterschiede festzustellen. Somit muss bei der Werkstattanalyse der Verrechnungslohn stets berücksichtigt werden.
Gründe für Abweichungen
Liegt der Umsatz pro Mitarbeiter im konkreten Fall unter dem Durchschnittswert, kann dies primär folgende Gründe haben:
- Es besteht eine Überkapazität an Personal
- Die erbrachten Leistungen werden nicht konsequent verrechnet
- Bei der Einsatzplanung werden zu lange Zeitvorgaben gemacht
- Der Verrechnungslohn (Kunden/Garantien/intern) ist nicht marktkonform
- Interne Leistungen (Bereitstellungen, Instandstellungen, Unterhalt eigene Fahrzeuge) werden nicht verbucht
- Die Arbeitsabläufe sind umständlich, die Wege sind lang, die Arbeitsvorbereitung ist ungenügend
- Die Mitarbeitenden sind zu wenig vertraut mit den Abläufen oder die Erfahrung fehlt noch
Lösungsansatz
Oft setzt sich das Problem aus verschiedenen Faktoren zusammen. Deshalb ist in der Regel eine tiefgreifende Analyse notwendig. Als möglicher Lösungsansatz kann die verrechenbare Zeit pro Mitarbeiter und Tag analysiert werden. Der Durchschnittswert kann wie in der nebenstehenden Tabelle berechnet werden.
Bei einer durchschnittlichen Arbeitszeit von 8,4 Stunden sind somit bei einem Durchschnittsbetrieb 2,4 Stunden pro produktivem Mitarbeiter und Tag nicht verrechenbar. Bei Betrieben mit ungenügenden Produktivitätszahlen kann dieser Wert deutlich höher liegen. Grundsätzlich müsste nun genau analysiert werden, welche anderen (nicht fakturierbaren) Arbeiten der Mitarbeiter während der Arbeitszeit ausführt und warum nicht mehr Stunden verrechnet werden können. Viele Fahrzeugbetriebe generieren ihre Erträge vorwiegend in der Werkstatt. Deshalb sollte der Rentabilität dieses Bereichs stets das nötige Augenmerk geschenkt werden.
